À l'ère du numérique, le monde du travail connaît une mutation rapide et continue. En France, comme ailleurs, la gestion des ressources humaines (GRH) évolue pour répondre à ces changements et différents modèles ont émergé ces dernières années. L'une des tendances marquantes est l'adoption croissante de la gestion collaborative. Qu'est-ce qui la caractérise ? Quels sont ses avantages et inconvénients ? Et quelles entreprises françaises s'y sont converties ? Plongeons dans cette nouvelle facette de la GRH.

Définition et contexte de la gestion collaborative

La gestion collaborative est un mode de management où le pouvoir, les responsabilités et la prise de décision sont partagés entre les membres d'une organisation. Elle repose sur la participation active de tous les employés, quelle que soit leur position hiérarchique.

L'ère numérique, marquée par la démocratisation d'internet et des technologies associées, a favorisé l'émergence de nouvelles formes de travail : télétravail, coworking, projets transversaux... Ces évolutions ont rendu obsolètes certains modèles managériaux traditionnels.

Les étapes de la mise en place d'une GRH collaborative

La gestion des ressources humaines collaborative est une approche qui mise sur la participation active et la collaboration entre les employés, les managers et les départements RH pour prendre des décisions et élaborer des stratégies RH. Voici les étapes clés pour mettre en place une gestion des ressources humaines collaborative :

1. Évaluation de la culture actuelle

  • Analyse de l'environnement : Évaluez le niveau actuel de collaboration dans l'entreprise et identifiez les obstacles potentiels à une gestion collaborative.

2. Sensibilisation et formation

  • Communication : Communiquez l'importance et les avantages d'une gestion RH collaborative à tous les niveaux de l'organisation.
  • Formation : Offrez des formations aux employés, managers et au personnel RH sur les outils, techniques et meilleures pratiques de collaboration.

3. Mise en place d'outils collaboratifs

  • Technologie : Adoptez des outils numériques qui favorisent la collaboration, comme des plateformes de gestion de projets, des réseaux sociaux d'entreprise ou des systèmes de feedback en temps réel.
  • Espaces collaboratifs : Réaménagez ou créez des espaces de travail qui encouragent la collaboration et la communication ouverte.

4. Développement de processus participatifs

  • Recrutement collaboratif : Impliquez les employés dans le processus de recrutement, par exemple en les intégrant aux panels d'entretiens ou en sollicitant leurs feedbacks.
  • Évaluations participatives : Introduisez des évaluations à 360 degrés où les employés reçoivent des retours de leurs pairs, subordonnés et managers.

5. Promotion de la transparence

  • Partage d'informations : Assurez-vous que les employés ont accès aux informations pertinentes pour comprendre la direction de l'entreprise et les décisions RH.
  • Feedback ouvert : Encouragez un environnement où les employés peuvent partager ouvertement leurs opinions, idées et préoccupations.

6. Établissement de groupes de travail collaboratifs

  • Équipes interfonctionnelles : Créez des équipes composées de membres de différents départements pour aborder des problématiques ou des projets spécifiques.
  • Groupes de réflexion : Mettez en place des groupes pour discuter et élaborer des solutions à des défis spécifiques liés aux RH ou à l'entreprise en général.

7. Mesure et amélioration

  • Indicateurs de performance : Établissez des KPIs pour évaluer le niveau de collaboration et l'efficacité des initiatives collaboratives.
  • Feedback régulier : Sollicitez régulièrement des retours sur les outils et processus collaboratifs et ajustez-les en fonction des besoins et des suggestions.

8. Reconnaissance et récompense

  • Valorisez la collaboration : Mettez en place des systèmes de reconnaissance pour valoriser et récompenser les employés et les équipes qui excellent dans la collaboration.
  • Culture de célébration : Célébrez les succès collaboratifs pour renforcer l'importance de la collaboration au sein de l'entreprise.

En fin de compte, une gestion des ressources humaines collaborative vise à exploiter la richesse collective des compétences, des expériences et des perspectives de l'ensemble des employés pour prendre des décisions plus éclairées, favoriser l'innovation et renforcer la cohésion au sein de l'entreprise.

Avantages de la gestion collaborative à l'ère numérique

  • Engagement accru des salariés : la participation active des salariés dans la prise de décision et la stratégie de l'entreprise renforce leur sentiment d'appartenance et d'engagement.
  • Fluidité de la communication : les hiérarchies traditionnelles peuvent parfois entraver la communication. La gestion collaborative, avec l'aide des outils numériques, favorise un échange fluide et transparent.
  • Décisions plus rapides et adaptées : la prise de décision collaborative, soutenue par des plateformes numériques, permet des choix plus rapides et souvent plus adaptés aux réalités du terrain.
  • Stimulation de l'innovation : l'ouverture et le partage d'idées favorisent la créativité et l'innovation.

Inconvénients de la gestion collaborative

  • Complexité de mise en place : la transition vers un modèle collaboratif nécessite souvent une refonte profonde des processus et de la culture d'entreprise.
  • Risques de dilution des responsabilités : le partage des responsabilités peut, dans certains cas, entraîner une dilution de la responsabilité, où chacun pense que l'autre s'en chargera.
  • Résistances au changement : tous les salariés ne sont pas forcément enclins à adopter ce nouveau mode de fonctionnement, d'où la nécessité d'accompagner le changement.
  • Gestion des conflits : en l'absence d'une hiérarchie claire, la gestion des conflits peut s'avérer plus complexe.

La place des outils numériques dans la gestion collaborative

Plateformes de gestion de projets

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Trello

Cet outil basé sur la méthode Kanban permet d'organiser les tâches sous forme de cartes, que l'on peut déplacer entre différentes colonnes (ex : à faire, en cours, terminé). Simple d'utilisation, Trello est apprécié pour la gestion de petits projets ou pour le suivi d'activités.

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Asana

Plus complet que Trello, Asana permet de créer des tâches, des sous-tâches, d'assigner des responsables, d'établir des échéances, etc. Il convient parfaitement aux équipes qui gèrent plusieurs projets simultanément.

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Microsoft Teams

Intégré à la suite Office 365, Teams est à la fois une plateforme de communication et un outil de gestion de projets. Il permet de créer des "équipes" avec des canaux dédiés, d'y partager des fichiers et d'y assigner des tâches.

Messageries instantanées

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Slack

L'un des leaders du marché, Slack propose des "channels" de discussion, publics ou privés, où les équipes peuvent échanger rapidement. Il intègre aussi de nombreuses applications tierces, comme Google Drive ou Trello.

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Discord

Initialement conçu pour les gamers, Discord est de plus en plus adopté par les professionnels pour sa légèreté et sa flexibilité. Il propose des salons textuels et vocaux.

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Mattermost

Souvent considéré comme l'alternative open-source à Slack, Mattermost séduit les entreprises soucieuses de maîtriser leur infrastructure et leurs données.

Espaces de co-création et brainstorming

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Miro

Miro est un tableau blanc en ligne permettant à des équipes de brainstormer, d'élaborer des wireframes ou encore de planifier des projets. Les participants peuvent ajouter des post-its, des formes, des flèches et bien plus encore.

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Jamboard

Proposé par Google, Jamboard est également un tableau blanc interactif, simple d'utilisation et intégré à la suite Google Workspace.

Outils de partage de documents

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Google Workspace

Anciennement G Suite, cette suite d'outils comprend Google Docs, Sheets, Slides et Drive. Elle permet la création, le partage et l'édition simultanée de documents.

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Microsoft 365

Avec des incontournables comme Word, Excel et PowerPoint, cette suite offre également la possibilité de travailler en collaboration avec OneDrive.

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Dropbox Business

Au-delà du simple stockage de fichiers, Dropbox propose des fonctionnalités collaboratives comme le commentaire sur des fichiers ou la création de dossiers partagés.

Outils pour la gestion collaborative des connaissances

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Confluence

Créé par Atlassian, Confluence est une plateforme collaborative où les équipes peuvent créer, partager et collaborer sur du contenu.

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Notion

Alliant prise de notes, gestion de tâches et base de données, Notion est un outil tout-en-un apprécié pour sa polyvalence.

Exemples d'entreprises françaises ayant adopté une gestion collaborative

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Favi

Fondée dans les années 1950, Favi est une fonderie basée à Hallencourt en Picardie. Sous l'impulsion de Jean-François Zobrist, son ancien PDG, l'entreprise a entamé une profonde mutation pour devenir une "entreprise libérée". Chez Favi, les chefs d'équipe ont été supprimés, remplacés par des "leaders" choisis par les équipes elles-mêmes. Les salariés sont encouragés à prendre des initiatives. Résultat : une productivité en hausse, une diminution des accidents de travail et un taux de turnover très bas.

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Chronoflex

Chrono Flex, spécialiste des interventions urgentes sur les flexibles hydrauliques, est une autre entreprise française pionnière en matière de gestion collaborative. Depuis 2012, l'entreprise s'est engagée dans une transformation vers plus de liberté et de responsabilité pour ses salariés. La prise de décision est décentralisée, et chacun est encouragé à entreprendre. Pour accompagner cette transformation, Chrono Flex a notamment mis en place un "Wiki" interne, outil numérique permettant de partager les connaissances et de collaborer.

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Camif

Vendeur en ligne de meubles et d'articles de décoration, la Camif a également entamé une transformation vers plus de collaboration. L'entreprise a instauré un management participatif où chaque salarié peut participer à la stratégie de l'entreprise et prendre part aux décisions. La digitalisation est au cœur de cette transformation, avec la mise en place d'outils collaboratifs et la valorisation des retours des clients et des salariés pour orienter l'offre de l'entreprise.

Autres modèles de GRH

Conclusion

La gestion collaborative, portée par les avancées du numérique, offre une réponse pertinente aux défis du monde du travail en 2023. Si elle présente de nombreux avantages, notamment en termes d'engagement des salariés et d'innovation, elle n'est pas dénuée de défis. Sa réussite dépend en grande partie de la capacité des entreprises à accompagner le changement et à instaurer une culture de confiance et de partage. Les exemples français montrent qu'il est possible, quel que soit le secteur d'activité, de se réinventer en plaçant l'humain et la collaboration au cœur de la stratégie d'entreprise.

Posté le
27/10/2023
dans la catégorie
Management

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